Quy trình và kế hoạch tổ chức sự kiện

Quy trình và kế hoạch tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho một thành công cuộc họp hoặc hội nghị cần có thời gian và chi phí, vì vậy chúng tôi khuyến khích bạn để bắt đầu tạo một kế hoạch từ những chi tiết nhỏ nhất. Các tổ chức lớn và các sự kiện phức tạp có thể đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị và phải được đặt lên đến hai năm trước đây. Mặt khác, nó có thể là thể lịch trình và thiết lập với nhiều chi tiết nhỏ, các cuộc họp đơn giản trong một vài ngày. Do nhu cầu về điện là chi phí cao, chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký và bắt đầu lập kế hoạch cho sự kiện của bạn càng sớm càng tốt.

Trước khi bạn tạo nên cuộc điều tra ban đầu của bạn, chúng tôi khuyến khích bạn để bắt đầu suy nghĩ về nhu cầu của bạn và sở thích của bạn. Để chắc chắn rằng sự kiện của bạn được thực hiện một cách chính xác, hoạch định sự kiện thường các công ty thường xuyên tổ chức các sự kiện trên một danh sách kiểm tra như sau:

Tên của Bộ / Cơ quan / Tổ chức – to chuc su kien.

Tên của các điều phối viên sự kiện, địa chỉ, số điện thoại và e-mail

Hóa đơn giấy để liên hệ với tên, địa chỉ, số điện thoại và e-mail

Thời gian ưu tiên để tổ chức sự kiện

Bản chất và các mặt hàng của các sự kiện của bạn.

Tính số lượng ước tính của người tham gia

Mục tiêu của cuộc họp của bạn / sự kiện

Nhu cầu về hỗ trợ kỹ thuật

Dịch vụ ăn uống / yêu cầu dịch vụ

Vị trí ưa thích và phù hợp (địa điểm tổ chức sự kiện này sẽ được phân phối dựa trên kích thước và nhu cầu)

Phòng thiết lập / cấu hình

Nhu cầu về bãi đậu xe

Cần cho phòng qua đêm

Cần cho dịch vụ đăng ký

Cần phải lên kế hoạch một cuộc họp chuyên gia dịch vụ

Khi bạn chọn các ngày của sự kiện của bạn, hãy kiểm tra các hoạt động trong ngày và các ngày lễ thường.

Ngay cả sau khi bạn đã nghiên cứu và xác định được ở trên nó là thời gian để thực hiện yêu cầu của bạn đối với không gian và hình thức yêu cầu dịch vụ của chúng tôi cung cấp không gian cho các cong ty to chuc su kien cho các kế hoạch cụ thể.

Tại thời điểm tiếp xúc đầu tiên của bạn, chúng tôi sẽ kiểm tra phòng trống. Nếu chúng tôi có thể đáp ứng nhu cầu của bạn và bạn đã sẵn sàng đặt không gian của bạn, kế hoạch chuyên gia từ các công ty tổ chức sự kiện này sẽ chuẩn bị một hợp đồng mà sẽ cần phải được xem xét kỹ lưỡng trước khi được ký kết.

Tổ chức kế hoạch các sự kiện cụ thể được thực hiện trong vòng hai tuần sau khi nhận. Đây là thời gian để cảnh báo các công ty tổ chức sự kiện nếu bạn được miễn thuế và hóa đơn để được liên lạc.

Khi các công ty tổ chức sự kiện nhận được hợp đồng, vị trí ký của bạn và bất kỳ thủ tục bạn đặt với chúng tôi và quá trình lập kế hoạch bắt đầu sự kiện. Gần ngày sự kiện, bạn sẽ nghe thấy một công ty có kế hoạch sự kiện chuyên gia từ tổ chức các sự kiện để xác nhận thông tin chi tiết của bạn và thảo luận về các tùy chọn.

Đối với hầu hết các lớp học và các hội nghị, bạn sẽ nhận được một kế hoạch sự kiện không quá sáu tuần trước khi bắt đầu của nó để bạn xem xét. Nếu có bất cứ thay đổi hoặc bổ sung cần thiết, bây giờ là thời gian để làm cho họ.

Một tháng trước khi sự kiện của bạn, hoàn thành việc đặt phòng và thanh toán nếu bạn đang gửi một phân vùng danh sách. Tránh xa các khối phòng cho phòng qua đêm đã phát hành bốn tuần trước khi sự kiện này.

Bốn hoặc nhiều tuần trước khi sự kiện của bạn, xin giấy phép đậu xe dành riêng chỗ đậu xe hoặc gửi liên kết để tham dự của bạn.

Hai tuần trước khi sự kiện của bạn:

Hoàn thành tất cả các nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật.

Hoàn thành tất cả các trình đơn tùy chọn (để cho phép nhân viên để chuẩn bị đơn đặt hàng thực phẩm của chúng tôi). Dịch vụ phục vụ tổ chức sự kiện đòi hỏi ít hơn so với hai tuần trước khi sự kiện này sẽ được phê duyệt.

Gửi chương trình nghị sự của sự kiện cuối cùng của bạn.

Một tuần trước khi sự kiện của bạn, một kế hoạch sự kiện sẽ được gửi đến cho bạn để xem xét. Mỗi chi tiết của sự kiện sẽ được chứa trong tài liệu này. Hãy xem xét một cách cẩn thận và đánh dấu lên tất cả các thay đổi. Ký tên vào tài liệu và trở về lập kế hoạch sự kiện và văn phòng kinh doanh. Đây sẽ là phương án cuối cùng của bạn cho nhân viên của chúng tôi để thực hiện khi bạn đến nơi.

Bốn ngày làm việc trước khi sự kiện của bạn, xem xét tất cả các điều khoản dịch vụ và các lệnh hỗ trợ kỹ thuật là do.

Vào ngày của sự kiện: Bạn sẽ nhận được một chìa khóa phòng và thư chào mừng / báo cáo tóm tắt tiến độ và dịch vụ cung cấp cho bạn. Suốt ngày, nhân viên sẽ có mặt để giúp bạn nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc quan tâm ngay lập tức. Hãy nhớ để trả lại chìa khóa phòng vào cuối sự kiện của bạn.

Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi trong khi trên trang web, trong đó có hơn nhu cầu lương thực hoặc hỗ trợ kỹ thuật, một số liên lạc trên trang web sẽ được liệt kê với đội ngũ nhân viên của chúng tôi. Tất cả add-ons ngày tổ chức sự kiện sẽ yêu cầu một chữ ký của người được đề cử của bạn.

Sau sự kiện của bạn, vui lòng hoàn thành một cuộc khảo sát theo dõi để cung cấp cho chúng tôi thông tin phản hồi hữu ích về kinh nghiệm của bạn.